No dobra, kupiliśmy ciężarówkę. I co dalej? Nie możemy w końcu pozwolić, żeby biurokracja nas przerosła, a nie ma co ukrywać - jest jej trochę do ogarnięcia przy rejestracji pojazdu. Na szczęście stworzyliśmy praktyczny przewodnik rozjaśniający trochę cały proces, na który sami chcielibyśmy trafić po zakupie pierwszej ciężarówki (a najlepiej jeszcze przed!). Opisuje kroki, które po prostu musimy przejść, żeby legalnie i skutecznie prowadzić nasz biznes transportowy i działać zgodnie z prawem. Rejestracja ciężarówki to podstawa, niezależnie od tego w jakim kraju prowadzisz swoją firmę.
Niezależnie od tego w jakim kraju mamy firmę i po jakich krajach będzie poruszać się nasz samochód ciężarowy, jedno jest pewne - musimy dokonać jego rejestracji.
Na początku odpowiedzmy sobie na pytanie - ile czasu potrzebujemy na rejestrację samochodu? Według przepisów, które obowiązują od 1 lipca 2021 r., kierowcy mają 30 dni na zgłoszenie nabycia lub zbycia pojazdu rejestrowanego w kraju (liczone od dnia zawarcia transakcji). W przypadku samochodu pochodzącego z importu, jest to aż 60 dni.
Ten ostatni termin (import) dotyczy to jedynie pojazdu, który został sprowadzony z innego państwa członkowskiego UE, który będzie po raz pierwszy rejestrowany w Polsce.
Za samochód ciężarowy uznajemy auta osobowe z homologacją ciężarową, pojazdy dostawcze o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) do 3,5 ton, lub dużą ciężarówkę o wadze powyżej 3,5 tony.
Wiele osób zastanawia się, jak dokładnie wygląda rejestracja samochodów ciężarowych do 3,5 tony zwyż. Już odpowiadamy.
Otóż rejestracja takiego pojazdu powinna zostać dokonana przez jego właściciela w wydziale komunikacji urzędu starostwa miasta (lub też dzielnicy w przypadku Warszawy) – według miejsca zamieszkania. Jeżeli pojazd posiada współwłaścicieli, to wszyscy powinni być obecni podczas procesu rejestracji. W przypadku samochodu ciężarowego będącego własnością firmy, reprezentować ją może właściciel albo pełnomocnik.
Ważne: Takie pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, a przed samą rejestracją auto powinno już posiadać ubezpieczenie OC.
Według obowiązującego w Polsce prawa, samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, powinien przechodzić przegląd techniczny co roku.
Natomiast jeżeli chodzi o pojazd o DMC do 3,5 tony, badania należy przeprowadzić przed upływem 3 lat od dnia pierwszej rejestracji. Następny przegląd powinien się odbyć po 5 latach od pierwszej rejestracji i nie później niż 2 lata od przeprowadzenia poprzedniego badania technicznego.
Coroczny przegląd jest obowiązkowy dla ciężarówek wyposażonych w instalację LPG - niezależnie od tego, czy jest to nowy samochód, czy używany.
Gdzie udać się na kontrolę? Samochody ciężarowe do 3,5 tony powinny zostać poddane badaniom okresowym i dodatkowym na Podstawowej stacji kontroli pojazdów. Natomiast Okręgowa stacja kontroli pojazdów wykonuje okresowe i dodatkowe badania wszystkich aut, w tym samochodów ciężarowych powyżej 3,5 tony.
Uwaga! Przedsiębiorcy z branży transportowej powinni pamiętać o tym, aby każdy samochód ciężarowy w firmie został poddany legalizacji tachografu. Jest to ich prawny obowiązek, który powinien zostać spełniony w terminie 14 dni od daty zakupu pojazdu ciężarowego – niezależnie od tego czy jest to nowa, bądź używana ciężarówka.
Każda kolejna kalibracja urządzenia powinna zostać dokonana w ciągu dwóch lat. Jest to tzw. personalizacja tachografu i jest to proces podczas którego wprowadzane są do jego pamięci dane identyfikujące pojazd i jego charakterystykę. Kalibracje muszą być przeprowadzane przez warsztaty posiadające odpowiednie uprawnienia lub Okręgowe Stacje Kontroli Pojazdów.
Najważniejsza jest dokumentacja ciężarówki. Bez niej ani rusz. Niezależnie od tego czy kupiliśmy nowy czy używany samochód, czy został sprowadzony z zagranicy, musimy zadbać o komplet dokumentów.
Należy jednak pamiętać, że dokumentacja w każdym z tych przypadków może się różnić.
Ważne: W przypadku samochodów ciężarowych nie płacimy akcyzy, jeżeli są to samochodu dostawcze do 3,5t do przewozu wyłącznie towarów oraz ciężarówki powyżej 3,5 ton.
Do rejestracji pojazdu mogą się przydać:
Powyższe dokumenty to podstawy podstaw, które na pewno musimy mieć skompletowane aby móc z powodzeniem zarejestrować pojazd.
Zawsze jednak warto zorientować się w miejscu rejestracji naszej ciężarówki czego dokładnie będą od nas przy takiej rejestracji wymagać i dobrze przygotować się na wizytę.
Potrzebujesz konkretnych przykładów? My je mamy i tłumaczymy wszystko krok po kroku!
W przypadku posiadania auta z rynku krajowego, potrzebujemy następujących dokumentów do jego rejestracji:
Ważne: Jeśli kupujemy nowy pojazd, to obowiązek wydania karty pojazdu spoczywa na producencie lub importerze. Kartę powinniśmy otrzymać wraz z innymi dokumentami. Podczas zakupu auta zarejestrowanego już w Polsce, kartę musimy otrzymać od właściciela.
Jeżeli posiadamy samochód ciężarowy, który został sprowadzony z zagranicy (inne kraje UE), to potrzebujemy:
Ważne: Zagraniczne badania techniczne są w Polsce akceptowane. Pierwsze badanie techniczne w nowych samochodach jest przewidziane po 3 latach od rejestracji, drugie po pięciu, a kolejne co rok.
Pewne problemy mogą pojawić się w przypadku starszych samochodów – np. w Niemczech przegląd jest przeprowadzany co dwa lata i może to kolidować z polskim prawem. Dlatego warto pamiętać o tym, że nawet jeżeli pojazd wciąż ma ważne badania w Niemczech, to może jednocześnie wymagać przeglądu technicznego zgodnie z polskimi wymogami.
Jeżeli sprowadziliśmy samochód ciężarowy spoza UE, dokumentacja powinna zawierać:
Sama rejestracja ciężarówki, jeśli mamy niezbędne dokumenty, przebiega w dosłownie kilku krokach:
Krok 1: Sprawdź czy na pewno masz wszystkie niezbędne dokumenty - kto z nas nie wracał nigdy po kilka razy do urzędu, żeby donieść potrzebne papiery?
Krok 2: Wypełnij wniosek i opłać co trzeba - wypełniony formularz prześlij lub dostarcz osobiście, zgodnie z wymaganiami danej placówki.
Krok 3: Poddaj ciężarówkę kontroli - jeśli to konieczne, oddaj auto do przeglądu
Krok 4 (i najprzyjemniejszy!): Odbierz swoje nowe tablice rejestracyjne i dowód. Cała procedura zwykle nie trwa zbyt długo (do 7 dni), jeśli wszystko zgadza się w dokumentach.
Proces rejestracji pojazdu może być trochę bardziej złożony, jeśli posiadamy ciężarówkę, która przewozi bardzo duży ładunek, lub ma specyficzne przeznaczenie. W takiej sytuacji kluczowe są przepisy dotyczące transportu drogowego, które określają dodatkowe dokumenty wymagane do rejestracji. Możemy wtedy potrzebować na przykład:
Mając świadomość, że nasza działalność obejmuje przewóz ładunku, który może wymagać specjalnej dokumentacji, warto odpowiednio wcześnie zorientować się czego potrzebujemy. Wtedy możemy być pewni, że gładko przejdziemy przez cały proces. Unikniemy w ten sposób opóźnień, stresu, no i kar finansowych, a w najgorszym wypadku uznania auta za niezdatne do użytku.
Im większa jest nasza flota, tym większe wyzwanie stanowi sprawne nią zarządzanie. Dobra dokumentacja techniczna jest nieoceniona jeśli chcemy mieć pewność, że wszystkie nasze samochody posiadają ważne papiery i spełniają wymagania dotyczące transportu drogowego.
Pomocne może być korzystanie z oprogramowania do zarządzania flotą Eurowag. Wyobraź sobie, że nie musisz pilnować terminów przeglądów, ani stresować się, że któryś z nich przegapisz. To możliwe.
Nasz system umożliwia wprowadzanie i śledzenie harmonogramów przeglądów, przechowywanie raportów z przeglądów, zarządzanie certyfikatami wagowymi i zwyczajnie pomaga ci być na bieżąco ze swoją dokumentacją. Taka automatyzacja jest w dzisiejszych czasach naprawdę bezcenna i pomaga uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji.
Poza specyficzną dokumentacją, warto pamiętać też o konieczności spełnienia różnego rodzaju wymogów zgodności. I postarać się uzyskać odpowiednie zezwolenia. Mogą to być choćby zezwolenia na przewóz ponadgabarytowych ładunków, które zapewniają bezpieczeństwo infrastruktury.
Jeśli nasza flota będzie poruszała się po wielu międzynarodowych trasach, koniecznie trzeba sprawdzić przepisy dotyczące ochrony środowiska na ich długości. Może się okazać, że potrzebujemy wykonać dodatkowe testy lub certyfikaty (np. dotyczące spełniania norm emisji). W tym przypadku przydatny może okazać się nasz system TMS, który pozwala na bieżąco monitorować zgodność dokumentów naszej floty ze zmieniającymi się regulacjami.
Łatwo powiedzieć, ale jak to zrobić? Jak utrzymać porządek w dokumentacji naszej floty, szczególnie jeśli mamy zamiar ją rozbudowywać? Jest na to kilka sposobów:
Co więcej, nasze rozwiązania umożliwiają zdalne pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu za pośrednictwem telematyki/FMS, co eliminuje problemy związane z ręcznym zarządzaniem tymi informacjami. Dzięki temu zyskujesz pełną kontrolę nad dokumentacją, oszczędzając czas i unikając potencjalnych kar za nieaktualne dane.
Początki bywają trudne. Mamy świadomość, że biurokracja w biznesie transportowym może być przytłaczająca, ale z każdym kolejnym zarejestrowanym samochodem ten proces staje się coraz szybszy. Kluczem jest rzetelne kompletowanie dokumentów, oraz świadomość, że wymagania dotyczące transportu drogowego się zmieniają i że należy być z nimi na bieżąco.
Nasze rozwiązania FMS jeśli chodzi o rejestrację i zgodność ciężarówek mogą być bardzo wspierające w tym procesie. Wspomnieliśmy już o karcie paliwowej Eurowag, która pomaga zarządzać wydatkami na paliwo? Nie? To wspominamy teraz.
