Jak założyć firmę transportową w 5 prostych krokach?

Branża transportowa jest jednym z kluczowych elementów polskiej gospodarki. W 2023 roku sektor transportu i magazynowania stanowił około 6% polskiego PKB¹. Regularnego rozwoju zarówno w rosnącej liczbie powstających firm, jak i przewozów nie zdołała zatrzymać nawet pandemia koronawirusa. Sektor rośnie w siłę i wciąż jest nienasycony.

W Polsce działa obecnie ponad 125 tysięcy firm transportowych (dane z 2021 roku)², co sprawia, że nasz rynek jest jednym z największych i najbardziej konkurencyjnych w Europie. Sprzyja temu ciągły równoległy rozwój handlu e-commerce, który zwiększa zapotrzebowanie na usługi transportowe.

Założenie firmy transportowej w Polsce wciąż ma potencjał i może przynosić zyski, natomiast kluczową kwestią jest tutaj odpowiednie zaplanowanie tego przedsięwzięcia i spełnienie istotnych formalnych wymagań. Warto stworzyć sobie plan, którego będziemy się trzymać, a nasz artykuł może ci w stworzeniu takiego planu pomóc. Przejrzyj nasz praktyczny przewodnik, który w 5 prostych krokach omawia jak założyć własną firmę transportową i podejmij decyzję.

Krok 1: jak rozpocząć biznes transportowy - research i planowanie, czyli budowanie fundamentów

Pierwszym krokiem przed otwarciem biznesu, niezależnie od tego czy będzie to firma transportowa, czy jakikolwiek inny rodzaj działalności, jest zrobienie wysokiej jakości researchu. Musimy przede wszystkim określić nasze możliwości i zastanowić się czy nasz pomysł na biznes ma szanse sprawdzić się w biznesie transportowym. W przeprowadzaniu researchu warto skupić się na kilku aspektach, takich jak:

• analiza rynku - warto poszukać informacji o tym, jak ma się obecnie transport towarowy w Polsce, jakiej jest wielkości, czy można zaobserwować trendy wzrostu, kim są kluczowi gracze i jak rysuje się obraz konkurencji. Takie informacje można uzyskać od firm zajmujących się badaniami rynku (np. Statista, IBISWorld, Mordor Intelligence), warto zajrzeć też do danych GUS, stron rządowych i rozporządzeń UE.
• obowiązkowe regulacje - musimy doinformować się w kwestii formalności i zbadać prawne i regulacyjne wymogi umożliwiające start i rozwój firmy transportowej.
• analiza popytu - możemy przemyśleć też kim są nasi potencjalni klienci i jakie mogą mieć potrzeby, na tym etapie dobrze jest przynajmniej ustalić interesujący nas sektor, a więc co będziemy przewozić (możliwości jest przecież wiele, od rolnictwa, przez elektronikę, aż po handel detaliczny)
• czynniki ekonomiczne - kolejna przydatna kwestia to analiza wskaźników ekonomicznych, które mają bezpośredni wpływ na biznes transportowy, a więc aktualne ceny paliwa, stopa inflacji, czy wzrost PKB.

Taki wstępny research pomaga zrozumieć trendy panujące na rynku i stworzyć właściwy plan biznesowy firmy transportowej uwzględniający kwestie szacowania finansów. Dobre zrozumienie rynku jest bowiem podstawą do obrania jasnego kierunku strategicznego.

Krok 2 Bezpieczne finansowanie firmy transportowej - skąd wziąć fundusze?

Mówiąc całkiem szczerze, finansowanie branży transportowej nie jest tanią sprawą. Decydując się na wejście w ten biznes należy mieć tego świadomość. Biznes transportowy, szczególnie na samym początku, może być mocno kapitałochłonny, bo wymaga inwestycji w pojazdy i sprzęt, czy pokrywanie kosztów operacyjnych. Istnieje jednak kilka możliwości uzyskania finansowania:

• kredyt bankowy - ta najpopularniejsza forma pozyskiwania dodatkowych środków może wspomóc finansowanie firmy transportowej. Banki oferują różnego rodzaju pożyczki biznesowe, a małe i średnie przedsiębiorstwa często mogą liczyć na preferencyjne warunki. To dobry sposób na pokrycie początkowych kosztów operacyjnych czy kosztów zakupu pojazdów, jednak uzyskanie kredytu wymaga spełnienia wielu formalności i w dużej mierze zależy od naszej zdolności kredytowej. Instytucje finansowe postrzegają branżę transportową jako wrażliwą, a więc ryzykowną w kwestii udzielania pożyczek.
• leasing - myśląc o firmie transportowej, słowo "leasing" automatycznie pojawia się w głowie. To popularna opcja, dzięki której możemy uzyskać dostęp do nowoczesnych pojazdów, nie ponosząc przy tym zbyt dużych kosztów początkowych. Leasing jest łatwiejszy do uzyskania niż kredyt, jednak często należy uiścić opłatę wstępną, a nie każdy jest na to gotowy. Możemy jednak odnieść korzyści podatkowe (raty leasingu wliczamy do kosztów uzyskania przychodu).
• karta paliwowa - to popularne rozwiązanie ułatwiające monitorowanie finansów floty. Karta paliwowa Eurowag zapewnia źródło tańszego paliwa oraz umożliwia dokonywanie opłat drogowych - co ważne od jednego dostawcy z prostym fakturowaniem i zwrotem VAT i akcyzy.
• dotacje i subsydia rządowe - ciekawą możliwością może okazać się rządowa oferta różnego rodzaju dotacji czy subsydiów dla nowych przedsiębiorstw. Takie oferty często są kierowane w szczególności do branży logistyki i transportu, bo ich nadrzędnym celem jest wzrost gospodarczy i wzrost zatrudnienia. 
• dotacje UE - warto śledzić również programy unijne, które często skupiają się na udzielaniu wsparcia małym i średnim przedsiębiorstwom (przykładem może być choćby program Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Choć najczęściej środki przyznawane są dość rygorystycznie, a proces wiąże się ze sporą biurokracją, warto śledzić programy unijne. Przyznane finanse są najczęściej częściowo lub w pełni bezzwrotne i mogą zostać przeznaczone na rozmaite cele.
• faktoring - opiera się na sprzedaży wierzytelności firmie faktoringowej z dyskontem. Gwarantuje nam to natychmiastowy przepływ środków pieniężnych, dzięki czemu zyskujemy płynność finansową i możemy pokryć choćby bieżące koszty operacyjne. Faktoring wiąże się z dużymi kosztami i może być niemożliwy do uzyskania przez firmę, która dopiero pojawiła się na rynku. 

Skorzystanie z jednej lub kilku powyższych opcji finansowania, może pomóc nam w szybszym rozwoju firmy, warto jednak wcześniej dobrze przemyśleć naszą strategię, również tą finansową.

 Krok 3 Rozwój firmy transportowej - budowanie floty

Budowanie floty wymaga starannego planowania i podejmowania strategicznych decyzji. Oto przykładowy proces, który warto przejść:

1. Oceń swoje potrzeby 

Sprecyzuj typy ciężarówek, których potrzebujesz i ich ilość, na podstawie ładunku, tras i odległości. 

2. Zaplanuj budżet 

Oszacuj budżet, którego potrzebujesz na zakup lub leasing niezbędnych pojazdów. Pamiętaj, że cena pojazdu nie jest jedynym kosztem. Weź pod uwagę także koszty operacyjne, takie jak konserwacja, paliwo i ubezpieczenie. 

3. Wybierz formę wejścia w posiadanie pojazdów 

Najczęściej zarządzanie flotą sprowadza się do wyboru jednej z dwóch opcji:

• ‍Zakup - w tym przypadku wchodzimy w posiadanie pełnej wartości pojazdu i zyskujemy nad nim całkowitą kontrolę. Na tą opcję może sobie jednak pozwolić jedynie firma z dużym kapitałem i długoterminowymi planami. Zakup floty to ogromna inwestycja na starcie, która pociąga za sobą koszty amortyzacji. ‍
• Leasing/najem - to dwie podobne do siebie formy, na które przedsiębiorcy najchętniej się obecnie decydują.Ponosimy zdecydowanie niższe koszty początkowe i możliwość regularnej aktualizacji modeli naszych pojazdów do nowszych wersji. Leasing często obejmuje usługi konserwacji i naprawy, jednak umowy bywają są dość restrykcyjne, a całkowity koszt poniesiony w czasie może okazać się wyższy. 

4. Wybierz flotę 

Polecamy decydować się na marki znane z trwałości i oszczędności paliwa. Warto ocenić nowe i używane ciężarówki na podstawie naszego budżetu i potrzeb operacyjnych. Używane ciężarówki należy zawsze dokładnie sprawdzić, by uniknąć ukrytych kosztów. 

5. Zakup 

Zawsze negocjuj z dealerami najlepsze ceny i opcje finansowania. Przy zakupie większej ilości pojazdów, warto zdecydować się na zakup hurtowy, który zwykle prowadzi do uzyskania rabatów. Sprawdź czy auta spełniają wymogi przepisów polskich i unijnych.

Krok 4 Rozwiązania do zarządzania flotą - planowanie operacji 

Poza fundamentalnymi kwestiami, takimi jak rzetelny business plan, który określi nasze usługi, target i będzie zawierał prognozy finansowe, wybór odpowiedniego rodzaju działalności i zarejestrowanie jej, czy zadbanie o wszelkie obowiązkowe licencje i zezwolenia. musimy z wielką dokładnością zaplanować operacje logistyczne. 

Ich wydajność ma bowiem dla firmy transportowej kluczowe znaczenie. Poza inwestycją we flotę i wykwalifikowany zespół kierowców, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu zarządzania transportem (TMS). Taki system jest stworzony do usprawniania procesu logistycznego. Pozwala nam mądrze i efektywnie zarządzać naszymi zasobami i operacjami. Nowoczesne zarządzanie transportem przy użyciu tego rodzaju technologii pomaga planować najefektywniejsze trasy (a więc oszczędzać czas i paliwo), zarządzać obciążeniem, śledzić ładunek w czasie rzeczywistym i uzyskiwać kompleksowe raporty. 

Rozwiązania TMS to przyszłość branży transportowej. Wiemy o tym i właśnie dlatego stworzyliśmy rozwiązania transportowe Eurowag - proponujemy w tym zakresie oprogramowanie Fleet management, które pozwala na śledzenie informacji o flocie w czasie rzeczywistym. Warto wypróbować również program fireTMS, dedykowany dla przewoźników i spedycji. Oba narzędzia sprawdzą się świetnie do planowania operacyjnego i przyniosą wszystkie wymienione tutaj korzyści systemu TMS. Najlepsze efekty przyniesie nam integracja telematyki (czyli właśnie Fleet managementu) z systemami TMS - czyli automatyzacja procesów i wymiany danych między systemami, które optymalizują i usprawniają pracę spedytora i zarządzającego transportem.

Krok 5 Promowanie firmy transportowej - budowanie bazy klientów 

Zbudowanie trwałej bazy klientów wymaga czasu. To długi i żmudny proces, który w dużym stopniu zależy od naszej rzetelności i dbania o relacje. Warto od początku poświęcać mu należytą uwagę. Podstawą zdobywania i utrzymywania klientów jest w dzisiejszych czasach oczywiście marketing. W tym aspekcie warto zadbać o jakościową obecność w sieci, a więc przede wszystkim profesjonalną stronę internetową (ze skutecznym SEO), media społecznościowe itd. Dobrym sposobem na zdobywanie nowych klientów wciąż pozostają wydarzenia branżowe, targi i spotkania lokalnych firm.

Skoncentruj się na solidnych strategiach marketingowych i utrzymywaniu silnych relacji ze spedytorami. Dbaj również o hurtowników i producentów - zwracaj się bezpośrednio do firm, które często potrzebują usług transportowych. Oferuj konkurencyjne stawki i doskonałą obsługę, aby zabezpieczyć kontrakty. Skuteczny marketing w połączeniu z rzetelną obsługą buduje silną reputację, pomagając przyciągnąć i utrzymać klientów.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że nasze porady na start firmy transportowej podane w 5 konkretnych krokach pomogły Ci w podjęciu decyzji co do twojego przyszłego biznesu transportowego. Ta rozwojowa branża wymaga od każdego, kto chce stać się jej częścią rzetelnego planu i sporych nakładów finansowych. Po przebrnięciu początkowego etapu warto pamiętać o tym jak ważne są odpowiednie narzędzie i rozwiązania, które pomagają zarządzać biznesem i które tworzymy w Eurowag, żeby pomagać tym, którzy odważyli się wkroczyć do branży transportu wyciągnąć z niej jak najwięcej i wzrastać. Zadbaj z Eurowag o odpowiednią jakość obsługi klienta i terminowość dzięki telematyce wyposażonej w mechanizmy ETA, które informują o potencjalnych opóźnieniach z wyprzedzeniem.